COLUMN業界解説/現場ノウハウ コラム

現場での指示系統について

イベントを開催するにあたって重要なのが、『指示系統』です。

 

イベントの現場では、ほとんどの場合やり直しがきかず、
本番中なんらかの問題が発生した場合、
その都度その場で最善の方法を出来るだけ早く決断し、
適切な形で伝達しなくてはいけません。

誰が、現場の総責任者で、どこでどのような問題が発生した際、
どのように解決のための意思決定をするのか、
本番前にしっかりと指示系統を決めておく必要があります。

系統図を簡単に示すと下記のような形になるかと思います。

【統括責任者】

 指示↓↑報告

【各セクション担当者】

 指示↓↑報告

【各セクションのスタッフ】

仮にイベントの統括責任者であれば、基本的には「本部」に陣取って、
本当に必要なこと(スポンサー対応やVIP対応、その他どうしても自分で無ければ対応できないこと)以外は動かないのがベターです。

各セクションの担当者とは事前にしっかりと指示系統を確認しておき、
基本的に各セクションで起こったトラブルはセクション担当者が解決し、
担当者の判断がつかない場合のみ統括責任者へ報告し、
指示を仰ぐという形がもっとも効率的です。

経緯や状況をまったく知らない上司などが、偶然トラブルの現場に居合わせ、事前の取り決めを無視して指示をセクションの担当者に下すことです。

そのようなトラブルを未然に防ぐためにも指示の系統をはっきりさせ、
事前に周知しておくことが重要です。

狭い会場でイベントを行う際にはあまり必要ありませんが、
大きい会場や、会場が2つに分かれている場合などは、
連絡にトランシーバーを活用しましょう。

電話で済む場合もありますが、
トランシーバーの場合、瞬時に複数の人間に同時に情報を共有できるため
非常にスマートに運営を行うことができます。

アシスト・ジャパンには、
経験豊富な社員やディレクターが在籍しております。

是非イベントスタッフをご用命の際はアシスト・ジャパンまでご連絡ください。